MANAJEMEN KEARSIPAN

Pendahuluan

ü Dalam era globalisasi ini, yang ditandai oleh iklim yang sangat kompetitif, ketersediaan informasi yang tepat waktu dan akurat sangat dibutuhkan oleh organisasi maupun dalam menunjang kegiatan usaha.

ü Akhir-akhir ini, manajemen informasi mendapat perhatian yang sangat besar baik oleh instansi pemerintah maupun swasta.

ü Salah satu sumber informasi adalah dalam bentuk arsip.

ü Adanya perhatian terhadap manajemen informasi ini juga mempengaruhi perkembangan pengolahan arsip.

ü Kesadaran dan perhatian terhadap arsip yang secara informatif memberikan gambaran mengenai operasional bisnis. Oleh karena itu, penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan arsip merupakan hal yang mulai menjadi perhatian di banyak organisasi modern.

Beberapa Karakter Informasi

1.   Ketidakpastian: lnformasi sering mengurangi ketidakpastian mengenai berbagai peristiwa di dunia nyata, dan ini menjadi alasan utama orang untuk mendapatkan informasi;

2.   Ambiguity: informasi selalu mengundang ambiguitas. Kita perlu menafsirkan dalam suatu konteks untuk menemukan sebuah makna yang pasti;

3. Pengetahuan: informasi memberikan dampak pada keadaan pengetahuan yang kita miliki mengenai sesuatu (mungkin memberikan pembenaran bagi suatu keyakinan)

Perlu dicatat di sini bahwa keadaan pengetahuan ini bersifat berkelanjutan dan dinamis atau dengan kata lain pengetahuan sudah ada sebelum informasi tiba, dan dapat berubah dengan cepat. Jelas disini bahwa informasi dapat merubah pengetahuan dalam cakupan yang berbeda;

4. lndeterminate (tidak pasti) : seseorang yang merekam atau mengirim informasi tidak mempunyai jaminan mutlak mengenai :

a)  Siapa yang akan menerima informasi tersebut,

b)  Bagaimana mereka menafsirkan informasi tersebut.

Hal ini terjadi karena berdasarkan fakta bahwa informasi terbentuk perwakilan bersandi dari suatu entiti atau badan di dunia nyata yang harus ditafsirkan;.

5.  Redundant: komunikasi informasi selalu membawa unsur redundant (adanya informasi yang tidak penting yang ikut)

6. Sistem yang bergantung : pesan harus disebarkan dengan medium atau perantara. Orang harus belajar bagaimana menggunakan medium ini (mulai dari belajar bahasa sampai mengingat nomor telepon dan mengenal lambang-lambang) untuk mendapatkan makna pesan tersebut.

Di sini kita melihat bahwa informasi tersedia dalam beberapa cara yang berbeda yang dapat mempengaruhi pemanfaatannya.

•  Karakter ini, sejalan dengan perubahan dan perkembangan dalam dunia informasi mengakibatkan adanya perubahan pula bagi peranan profesi yang berkaitan dengan pelayanannya seperti arsiparis, pustakawan, ilmuan informasi, manajer informasi, manajer kapital intelektual, operator sistem, dan profesi lainnya.

•   Merekalah pada kenyataannya, yang berada di garis depan dalam penciptaan masyarakat informasi.

•    Khusus dalam dunia kearsipan, ada berbagai sistem yang dibuat dan digunakan untuk mengontrol penciptaan arsip dimana selain untuk mendukung kegiatan bisnis dan kewajiban hukum, juga mengupayakan arsip dikelola secara efisien.

•    Manajemen arsip yang efisien inilah yang mendasari kerangka kegiatan kearsipan saat ini. Terlebih lagi dengan dimanfaatkannya teknologi informasi dalam kegiatan perkantoran yang berdampak pada perubahan lingkungan kerja, dari sistem perkantoran yang dijalankan secara manual berubah menjadi sistem otomatisasi perkantoran yang bergantung pada penggunaan komputer sebagai alat bantu manajemen.

Untuk dapat mengikuti kegiatan bimtek dengan judul materi di atas dapat menghubungi: Tlp/WA 081234001688 (Bpk. Bagus)

Lokasi kegiatan bimtek dilaksanakan di beberapa kota besar diantaranya:

Batam ~ Hotel Pasific Palace Batam

Medan ~ Hotel Grand Antares Medan

Jakarta ~ Hotel Oasis Amir Jakarta Pusat

Bandung ~ Hotel Cemerlang Bandung

Yogyakarta ~ Hotel Kyriad Pesonna Yogyakarta

Surabaya ~ Hotel Gunawangsa Manyar Surabaya

Bali ~ Hotel Kuta Central Park Bali

Lombok ~ Hotel Santosa Lombok

Makassar ~ Hotel Losari Beach Makassar

Biaya anggaran secara kolektif. Biaya Bimtek dan Diklat ini, di selenggarakan secara swadana yang di bebankan kepada masing-masing peserta/SKPD, dengan perincian biaya sebagai berikut:

Biaya Pelatihan

Kontribusi  : Rp. 3.500.000,- ( Tiga Lima Ratus Ribu Rupiah) / Peserta Tanpa Penginapan

Kontribusi  : Rp. 4.500.000,- ( Empat Juta Lima Ratus Ribu Rupiah)

Biaya Sudah Termasuk Penginapan 3 malam ( 1 Kamar 2 Orang / Twin Share )      

Cek In Satu Hari Sebelum  Pelaksanaan Dan Cek Out Satu Hari Sesudah Pelaksanaan. 

Biaya Pelatihan Dapat Di Transfer Ke Rekening Bank BRI AC. 1091-01-000226-56-1.

a.n. LSKPP, KCP Medan, atau Cash pada saat Registrasi.

Fasilitas Peserta:

ü Pelatihan selama 2 hari

ü Bimtek Kit (Materi/Modul, Pena, Tas Eksklusif)

ü Softcopy materi dan latihan soal dalam CD-R

ü Coffee Break, Lunch 

ü Sertifikat Bimtek dari LSKPP